Бухгалтерский аутсорсинг — все что нужно знать предпринимателям

К предприятиям требования законодательства ужесточаются постоянно. Они обязаны вести дела официально, регулярно предоставлять отчеты и платить налоги. Поэтому бухгалтерский аутсорсинг так актуален. Он помогает решить многие проблемы. Однако. Не все готовы доверить бухучет посторонним специалистам. Что это и как предпринимателям перейти на аутсорсинг стоит разобраться подробно.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг – что это и зачем он нужен?

Данный термин используется на рынке уже десять лет.

Аутсорсинг – разновидность оптимизации. Фактически, бухгалтерию на фирме вместо одного специалиста ведет отдельное подразделение, т.е. подключается целая компания. Крупные компании создают эти отделы, но проще нанять сторонних специалистов. Им не нужно регулярно выплачивать зарплату, достаточно разового гонорара.

Получается, существуют целые фирмы, оказывающие услуги бухгалтера для ИП за плату. В штате вместо одного специалиста там целая команда, обладающая необходимым опытом и знаниями. Они готовы не только сдать отчетность, но и полноценно вести дела, соблюдая все внутренние правила компании.

Конечно, это предполагает доверие, ведь посторонние люди увидят документы, будут оформлять банковские операции и помогать с ведением расчетов. Бухгалтер всегда знает, как идут дела в родной компании. Но это необходимый риск, ведь квалифицированный специалист решает множество проблем – составит отчет вовремя, произведет выдачу зарплаты сотрудникам, выявить причины недостачи и прочее. Для любого предприятия такой сотрудник нужен. Однако, содержать его регулярно представителям малого бизнеса слишком дорого. Им проще периодически звать бухгалтера со стороны.

Почему ИП и ООО предпочитают аутсорсинг бухгалтерских услуг:

• удобство, быстрота составления и гарантия качества для финансовой отчетности;
• оптимизация многих бизнес-процессов (позволяет сосредоточится на путях развития бизнеса);
• снижение рисков, связанных с возможными штрафами за несоответствие требованиям законодательства;
• финансовая экономия – зарплата специалисту.

Клиент пользуется услугами таких компаний, когда возникает необходимость.

На какие виды подразделяется бухгалтерский аутсорсинг?

Важно не только выбрать себе профессиональную компанию – аутсорсера, но и достичь с новым партнером полного взаимопонимания. Чтобы обе стороны четко выполняли все пункты договоренности. Тогда результат устроит всех.

Бухгалтерия на аутсорсинге имеет свои преимущества и недостатки.

Процессинговый

Самая популярная разновидность из-за небольшой стоимости. Рассчитан на ИП и представителей малого бизнеса. Клиент представляет специалистам первичные документы, просит составить отчетность. И указывает необходимый период. Организация составляет отчет и переправляет его контролирующим органам. Похожим образом выполняются иные разовые услуги.

Расширенный

Составляется договор, где указывается ответственность сторон и другие аспекты сотрудничества. Приглашенный специалист консультирует штатных бухгалтеров своей компании. Обозначает перед ними задачи для выполнения. Таким образом осуществляется ведение бухгалтерии «рядовое», не только сдача отчетности. Клиент же получает результат. Идет плотное взаимодействие компаний.

Консультирование

Полезен, когда у клиента имеются собственные бухгалтера в штате. Тогда представители компании – аутсорсинга выступают наставниками. Они дают советы, знакомят подопечных с изменениями законодательства, обновлениями специализированных программ и другими нюансами. Это улучшит деятельность отдела даже при отсутствии серьезных проблем.

Полный

Аутсорсинг бухгалтерии на предприятии полностью ведет сторонняя организация. Клиент передоверяет ему дела. Тогда приглашенные специалисты не просто ведут учет, но и несут 100% ответственность за него, т.е. качество своей работы.

Как перейти на бухгалтерский аутсорсинг предпринимателю?

 

 

Отказаться от «своего» бухучета организации сложно. Это требует подготовки. Нужно изучить фактическое состояние дел, проверить документацию и составить опись, выполнить сверку со всеми контрагентами и работу с налоговой. Кроме руководителя будут задействованы другие сотрудники, особенно материально ответственные. Например, кассир и завсклада. В целом, процедура включает несколько взаимосвязанных этапов. Приступить к поиску подрядчика нужно лишь взвесив все за и против.

Первый этап: выявление проблемы

Конечно, сдача отчетности контролирующим органам – серьезная задача, но этого недостаточно для применения аутсорсинга. Приглашенному специалисту необходимо озвучить задачу, которую он будет решать. Поможет:

• проверка документации предприятия;
• проведение инвентаризации и сравнения данных на бумаге с фактическими остатками;
• сверка со всеми контрагентами, потом с налоговой;
• составление описи документов;
• формирование списка задач.

Новой компании, только начавшей работу, проще выполнить это. Бухгалтерский аутсорсинг помогает решить ряд проблем, в частности – составить грамотный бизнес план по предоставленной информации.

Второй этап: поиск исполнителя

Необходимость привлечения сторонних специалистов выявлена. Документы подготовлены, свежие отчеты получены, список дел готов. Теперь нужно выбрать подходящего подрядчика, ориентируясь по критериям.

Третий этап: заключение договора

Когда подрядчик найден, проверен и его работа устраивает, стороны должны заключить договор. Там обозначить список задач, ответственность участников и другие нюансы. Стоимость услуг лицензированной компании всегда выше, чем у одного удаленного специалиста. Зато взамен клиент получает гарантию результата. После подписания бумаг и проставления печатей, каждая сторона получит свой экземпляр. Список услуг, указанных в содержании договора можно менять по соглашению. Например, увеличить их или наоборот, снизить.

Четвертый этап: контроль за выполнением задач

Безусловно довериться новому партнеру нельзя. Бухгалтерский аутсорсинг предполагает передачу сторонним людям внутренние дела компании. По отчетности, выпискам и другим бумагам несложно понять специфику деятельности, уровень оборота и другие факты. Лучше отслеживать работу специалиста. Если приходящий бухгалтер только составляет отчет, можно проверить его самостоятельно или попросить знакомого, обладающего соответствующими знаниями, выполнить это.

Уровень доверия тоже поднимать постепенно. Сначала ограничиться консультацией или разовыми услугами. Потом попросить сдать отчет или выполнить расчет зарплаты штату сотрудников.

Сколько стоит аутсорсинг бухгалтерии?

Стоимость услуг всегда определяется индивидуально и зависит от нескольких факторов:

• организационная форма учреждения;
• режим налогообложения;
• отрасль деятельности;
• наличие филиалов и представительств;
• количество сотрудников;
• число задач, поставленных перед подрядчиком.

Лицензированные компании, работающие давно и зарекомендовавшие себя на рынке, берут прилично, зато результат клиент получает соответствующий.

Цены в Москве и области

В Москве существуют десятки фирм, оказывающие подобные услуги. Цены можно сравнить по специализации клиента.

Компания	Цена (рубли)
Маленькие ИП со спец. режимами	2000 – 7000 ежемесячно
С хорошим оборотом, постоянная деятельность	10 000 – 30 000
Успешные фирмы	30 000 – 70 000

Выбор велик и среди 1300 фирм – конкурентов сложно отыскать подходящую. Однако, экономить здесь не вариант. Платить за ведение ООО или ИП хорошему специалисту придется щедро.

Цены по России

Стоимость услуг местных фирм, занимающихся аутсорсингом, зависит от их месторасположения и специализации клиента. Конечно, компании в крупных городах берут больше. Например, в Екатеринбурге

	ИП (без персонала)	Комплексный сервис (ведение учета 1С, отчетность)	1С:БО, составление отчетности
Цена, рубли	8 805 (ежемесячно)	23 813 (ежемесячно)	4 925  (ежеквартально)

Важно и количество операций, проводимых на предприятии. Банковские расчеты, налоговые платежи.

Как определиться при выборе «приходящего» бухгалтера?

 

 

Чем должна обладать хорошая компания, занимающаяся бухгалтерским аутсорсингом:

1. Иметь собственный веб-сайт, где указана подробная информация. Адрес, номер лицензии и другие реальные сведения.
2. Свой офис – надежнее работать с фирмами, имеющими штат сотрудников и реальный адрес. Чем с командой удаленных сотрудников.
3. Квалифицированные кадры – сведения обо всех специалистах компания выкладывает на страницах сайта.
4. Наличие тестового или льготного периода – позволит заказчику ознакомиться ближе с предоставляемой услугой и исполнителем.
5. Предоставление консультаций. Порой они бесплатные.
6. Несколько способов оплаты – в офисе имеется кассовый аппарат, сотрудники выпишут чек или счет-фактуру.
7. Положительные отзывы тех, кто ранее уже пользовался услугами.

Важно! Проверить компанию в системе ЕГРЮЛ, используя наименование и номер ИНН.

Плюсы и минусы передачи бухгалтерии на аутсорсинг

Стоит оценить перспективу заранее, для многих бухгалтерия на аутсорсинге еще нова и начинающие бизнесмены считают это ненужной тратой. Однако, грамотное ведение учета необходимо. Оно помогает не только избегать штрафов, но и улучшить деятельность компании в целом. Будет меньше нецелесообразных трат, по документам директор будет видеть картину происходящего и пр.

Преимущества аутсорсинга

Обращение к стороннему специалисту имеет следующие преимущества:

1. Экономия времени – часть проблем, связанных с ведением бухгалтерии на предприятии сторонний специалист берет на себя.
2. Снижение расходов – регулярная выплата зарплаты штатному бухгалтеру, приобретение ему лицензированных программ, обучение, аренда помещения. Оплата налогов с зарплаты сотрудника.
3. Клиент получит высококачественные услуги, ведь его делами займутся опытные специалисты.
4. Нет необходимости самостоятельно отслеживать изменения законодательства, связанные с ведением учета и сдачей отчетности.
5. Услуги компании включают сопровождение клиента в судебных спорах и разбирательствах с налоговиками.
6. Исполнитель несет ответственность за результаты и всю работу экспертов.
7. Снижен риск возможной утечки информации. Лучше довериться лицензированной фирме, чем удаленному бухгалтеру – одиночке.

Многие бояться доверить дела незнакомцам, но здесь можно перестраховаться, обращаясь к официальной структуре, имеющей лицензию.

Недостатки аутсорсинга

Крупным компаниям, в которых есть целый отдел, занимающийся учетом с главным бухгалтером, бывает невыгодно привлекать удаленных сотрудников. У процедуры есть недостатки:

1. Сложно привлечь подразделение из-за автономности и необходимости ведения удаленной работы.
2. Уйдет время на поиск действительно надежного подрядчика и создания партнерских отношений с ним.
3. Если сотрудничество долгосрочное, трудно заранее оценить объем и стоимость работ.
4. Законодательно деятельность таких компаний не урегулирована полностью. Само понятие «аутсорсинг» пока в нормативных актах отсутствует.

Последний пункт самый сложный. Ведь в случае возникновения проблем с партнером, решить их через суд будет непросто. Поэтому юристы советуют всегда заключать договор. Где подробно указывать все нюансы соглашения.

---

Для многих бухгалтерский аутсорсинг еще кажется новинкой. Однако его необходимость уже продиктована временем и состоянием рынка. Бизнесмену нужны знания и штат специалистов определенного плана. Первым делом – опытный бухгалтер, без которого нельзя составить полную отчетность, своевременно оплатить налоги и выполнить другие действия. Аутсорсинг предусматривает грамотный учет финансовых операций, специалисты дают гарантию качественного результата. Тот случай, когда траты на их услуги окупаются вдвойне.